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如何写报告

发布时间: 2017-12-06 来源:
 

一、报告的概念

报告,是向上级机关汇报工作、反映情况,提出建议、答复上级机关的询问所使用的公文。

报告属于上行文,应用相当广泛,联系的作用十分明显。制发报告能使上级随时了解下级情况,掌握下情,又能接受上级及时的引导和督促,为上级机关制定方针、政策提供依据。

二、报告的适用范围

根据《国家行政机关公文处理办法》规定“报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。”报告是下级机关呈送上级机关的上行文种、中下级机关特别是基层单位和部门常会用到这一文种。

报告的用途十分广泛,具体地说,报告可以用来向上级机关汇报工作,也可以用来向上级机关反映情况,还可以用来答复上级机关的询问。

三、报告的种类

包括综合报告、会议报告、工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、呈送报告、述职报告等。

四、报告的制发机关

各种行政机关,中下级机关较多应用。

五、报告的格式、内容、写法

报告的格式一般包括标题、正文、结束语、落款。

(一)标题

形式一:制发机关+事由+文种

即写出完整的标准式的公文标题,如《林业部关于加强野生动物保护管理工作的报告》。

形式二:事由+文种

写明文种事由和文种,省去制发机关,如《关于1993年纠正部门和行业不正之风工作要点的报告》。

形式三:只出现文种

只写明文种,如《报告》,省去制发机关和发文事由,这是一种一般内容比较简单、不作为正式文件、在机关内部使用的标题。但是,使用第二、第三标题都必须在落款处写明制发报告机关的名称。

(二)正文

正文是报告的主体和核心部分。其写法应视报告内容的实际情况而定。一般包括开头和主体。

1)开头。首先写明制发报告的原因、缘由,或是由于形式发展的要求,或是由于工作的需要,或是由于上级的指定等,要交代清楚。

2)主体。写明报告的具体内容,一般的情况、成绩、做法和经验、教训、问题,今后意见或措施、建议。虽然报告以反映情况为主,但是也要有概括地说明,具体的典型事例,深入地分析,以便于上级机关参考和决策。

(三)结束语

最后往往以“特此报告”、“以上当否,请指正”、“如有不妥,请指正”,或者“以上意见如无不妥,请批转有关单位实行”之类的文字作结束语。

(四)落款

在正文的右下角写明制发报告机关的名称。如果在标题中已写明制发机关的名称,可省略。制发机关的下面写明制发此报告的日期,有的报告把日期写在标题下面。

六、报告的特点及撰写注意事项

(一)报告的特点

1)陈述性。因为报告以反映情况为主,即下级把已经发生、已经过去、正在发生、正在进行的工作、情况以及建议等有条理地告诉上级,使下情上达,让上级了解,不要求上级批示答复。但是,报告一经上级机关批转,成为批转的文件,下级便要遵守实行,具有约束力和强制性。

2)广泛性。因为报告的内容涉及各个方面,适用范围宽,比如为了便于上级机关全面了解下级机关的情况,引导工作,下级机关定期向上级机关写报告汇报工作;工作中发生或发现重大情况或重要问题,下级机关写报告让上级知道并听取上级机关的指示;上级机关指示办理的某项工作、某个事项处理完毕后,下级机关作出报告;上级机关查询问题,下级机关写报告答复;向上级机关报送文件、物件时,下级机关随之写报告;下级机关认为应让上级机关知道的一些备存、备查的问题或事项,向上级机关写出报告。而报告按不同的分类标准可以分为很多种类,且报告这种文种,不仅党政军机关可以使用,社会团体、企事业单位也可以使用。这是我国目前使用频率较高的公文之一。

(二)撰写报告的注意事项

1)报告内容不能掺杂请示内容,不然会延误工作。

2)报告是下级对上级的上行文,语言要谦虚、准确。

(三)文种辨析

1、“报告”与上行的“意见”的比较

不同之处:“报告”侧重于汇报工作、反映情况,多数情况下不涉及今后具体工作意见,也不要求上级作出批示,只有所反映的情况涉及工作中一些有普遍性的问题时,往往顺势针对问题提出今后的解决办法,要求上级加以批转。而“意见”(上行的)虽然也陈述情况,但这里的情况具有特定的内容,它通常是对工作中遇到的某一重要问题作出分析,提出见解,而不像“报告”那样是对工作情况的综合与归纳,“意见”陈述情况的目的在于给意见的提出做铺垫,所提的意见,不是要求上级给以批示,就是要求上级加以批转,不像“报告”在多数情况下对上级没有批示或批转的请求。

共同之处:

1)行文方向完全一致。

2)行文内容很近似。

3)二者均含有陈述性的内容。

4)二者在陈述情况的基础上均有相应的今后工作意见。

2、“报告”与“请示”的比较

“报告”与“请示”虽属上行文,但两者之间却有着严格的区别。比如,“报告”对上级没有肯定性的批复要求,而“请示”则相反;在行文时间上,“报告”是事中或事后行文,而“请示”是事前行文;上级对下级报送的“报告”,可做批示也可以不做批示,一切全由上级酌情处理,如确需批示时,只能使用“批示”这个文种来批,而“请示”则不然,不论所请示的事项上级同意与否,按理都应作出批示,但批示时所使用的文种是“批复”而不是“批示”。

                        原载《行政公文写作及范例全书》

                        北京工业大学出版社2008年版

 

 


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