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如何写通知

发布时间: 2017-12-05 来源:


 

一、通知的概念

通知,是发布法规和规章,批转下级机关公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要周知或者实行的事项及任免和聘用干部所使用的公文。

通知一般属下行文。只有需要同级单位或不相隶属单位知道或参与的事项时使用的通知,才属平行文。需要上级单位了解通知的内容,以抄报的方式告知,属上行文。

通知,主要目的是把需要传达和告知的事项让有关机关和人员知道,并遵守和实行。

二、通知的适用范围

《国家行政机关公文处理办法》规定:通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或实行的事项及任免人员。

在现行公文中,可以说通知的用途是最为广泛的。既可用于批转下级机关的公文,起到批准和引导的作用,又可以用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,起到传达或联系的作用;既可以用来发布行政规章,起到指挥和约束作用,又可以用来下发机关起草的计划、意见、会议纪要等文件,起载体作用;既可以用来提出要求下级机关认真办理或遵照实行的事项,起到法规作用,又可以用来布置工作,安排活动,起到指示的作用;既可以用来向下级机关告知事项,起到传达作用,又可以用来宣布干部的任免和聘用事宜,起到传递信息作用。

三、通知的种类

包括发布性通知、知照性通知、告知性通知、颁布性通知、转发性通知、指示性通知、批示性通知、批转性通知、事项性通知、任免性通知、紧急性通知等。

四、通知的制发机关

通知的发文对象比较广泛,国家各级行政机关、社会团体、企事业单位都可以制发通知。因此,主送机关比较多,要注意主送机关排列的规范性。

五、通知的格式、内容、写法

通知的格式一般包括标题、正文、结束语、落款。

(一)标题

形式一:制发机关+事由+文种

即写明完整的、标准式的公文标题,如《国务院关于发展房地产若干问题的通知》(国发﹝1992﹞61号文件的标题)。这是在通常情况下所写的标题,应用较多。

形式二:事由+文种

写明发文事由和文种,如《关于蔗糖生产若干政策问题的通知》。

形式三:文种

只写明文种“通知”,省去制发机关和发文事由,这是在通知的事项比较简单、不作为正式文件发布、在机关单位内部使用的标题。但是,使用第二、第三种标题都必须在落款处写明制发机关的名称。另外,遇到特别紧急的情况,可在通知之前加上“紧急”二字。

(二)正文

正文是通知的主体和核心部分,其写法应视通知的实际情况和需要,既由其内容而定。一般包括开头和主体。

(三)结束语

一般以“特此通知”结束全文。

(四)落款

包括制发机关和日期。在正文右下角写明制发通知机关的名称。如果在标题中已经写明制发机关名称,可以省略。制发机关下面写明制发此通知的日期。

六、通知的特点及撰写注意事项

(一)通知的特点

(1)功能的多样性。在下行文中,通知的功能是最为丰富。它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部等等,总之,下行文的主要功能,它几乎都具备。但通知在下行文中的规格,要低于命令、决议、决定、指示等文体。用它发布的规章,多是基层的,或是局部性的、非要害性的;用它布置工作、传达指示的时候,文种的级别和行文的慎重程度,明显不如决定、指示。

(2)运用的广泛性。通知的制发机关,几乎不受级别的限制。大到国家级的党政机关,小到基层的企事业单位,都可以发布通知。通知的受文对象也比较广泛。在基层工作岗位上的干部和职工,接触最多的上级公文就是通知。而且通知虽然从整体上看是下行文,但部分通知(如晓谕事项的通知)也可以发往不相隶属的机关。

(3)一定的引导性。通知这一文体名称,从字面上看不显示引导的姿态,但事实上,多数通知具有一定程度的引导性。用通知来发布规章、布置工作、传达指示、转发文件,都在实现着通知的引导功能,受文单位对通知的内容要认真学习,并在规定时间内完成通知布置的任务。个别晓谕性的通知,特别是通知作为平行文发布的时候,可以没有引导性或只有微弱的引导性。

(4)较强的时效性。首先是一种制发比较快捷、运用比较灵便的公文文种,它所办理的事项,都有比较明确的时间限制,受文机关要在规定的时间内办理完成,不得拖延。

(二)撰写通知的注意事项

(1)明确行文的目的。首先要明确为什么写这个通知,通知的主要内容是什么,然后确定怎么写。其次要确定写作的范围和对象,针对什么问题,解决什么问题。

(2)提出的措施切实可行。通知主要是向下级机关发布的下行文,因而要体现对下级机关的领导与引导。既要讲任务、要求,又要讲方法、步骤、措施,语言不能空泛,以免下级机关难以理解实行。

(3)结构严谨、层次清晰。通知的结构或采用自然段形式,或采用条文式,都须条文清晰,排列有序,段落与条文之间应杜绝出现内容交叉、重复现象。

 

 

 

                        原载《行政公文写作及范例全书》

                        北京工业大学出版社2008年版

 

 


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