如何写证明信-皇家赌场娱乐网址
您当前所在位置:皇家赌场娱乐网址 >> 常识分享专栏 >> 
字号:

如何写证明信

发布时间: 2019-03-21 来源:


一、证明信的概念

证明信是党政机关、社会团体、企事业单位证明某人或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。证明信对所证明的人和事负有一定的法律和政治责任。个人对有关人和事所出具的证明材料如果未经单位、组织确认其效力并加盖公章,一般不具有证明信的作用,只能作为参考。

证明信具有凭证性质。他可以证明某人的身份、经历、学历、职务、职称、婚姻状况、健康状况等等,还可以证明事情的真实性,是机关日常公务活动中经常使用的一种应用文体。证明信有时也叫“证明”或“证明书”。

二、证明信的适用范围

证明信用于证明某人身份、经历或事情的真相。一般由单位负责人或文书来写,熟悉情况的个人也可出具。具体来讲,证明信适宜于下列一些情况:

1)某人要入党入团,组织在进行调查时,原单位或有关人员要为其写出证明信。

2)有些真相模糊不清的历史事实或事件,由于被人歪曲,而当时亲身经历的人写出证明以澄清事实。

3)在公安机关寻求某些案件的目击者时,当时在场的群众写出证明信,以说明案发时的真实情况。

4)个人在为单位办理某些事项,或个人由于具体情况而必须向单位作出说明说明时,也可以请有关人员出具证明。

三、证明信的种类

(一)根据出具者的身份分

1、单位或组织的证明信

是以单位或组织的名义出具的证明信。这种证明信所依据的材料来自人事档案或调查研究,所以可靠性和准确性都比较高。一般由单位负责人或文书根据真实档案或调查材料,来组织书写,篇幅可长可短,视具体情况而定。

以组织名义发出的印刷式的证明信则是一种较方便的、事先把格式印好,只需填进主要内容的一种证明信。这种证明信一般留有存根,以备日后查考,是一种较为正规的证明信。

2、个人证明信

是通过组织要求,由个人出具证明材料,然后由组织对材料的证明力加以确认的证明信。尽管这类证明信的具体内容由个人负责,但它必须通过组织先容到个人,由个人写好后再经组织签署意见并加盖公章,才具有参考价值,否则对方可以不予回复。个人证明信在使用时须参考其他材料,综合地进行分析、鉴别。个人所写的证明信一般都以个人名义、采用书信体格式。个人证明信是经组织确认效力并加盖公章的证明信,它也属于公务文书。

(二)根据证明信的内容分

身份证明信、学历证明信、结婚证明信、事件证明信等。

(三)根据证明信的用途分

1、存档证明信

是作为情况证明后又作为材料归入档案长期保存的证明信,这类证明信对一个人的某一情况或对事情性质的确认者具有举足轻重的作用。

2、丢失证件证明信

是单位或有关部门为证明某职工、某学生、某公民丢失证件情况属实而出具的证明信,一般证件取回,或某件事情办理完毕,证明信就被对方收存处理,并同时失效。

3、携带式证明信

是单位出具的、作为随身携带用以证明身份或情况的证明信,这种证明信在尾部注明有效期,过期即自然失效。

(四)根据证明信开具方式分

公文式、书信式、便条式等。

四、证明信的制发机关

党政机关、社会团体、企事业单位和个人都可是制作证明信的主体。

具体到证明信的内容,开具证明信要有相应的资格,如公民的户籍、地址,要由负责户籍登记管理的当地公安机关证明;商业经营的合法性,由负责企业登记管理的工商行政管理部门证明;学历、文凭要由有资格颁发证书的单位证明。并不是谁愿意证明什么事项都可以出具证明信。

五、证明信的格式、内容、写法

不论是哪种形式的证明信,其结构都大致相同,一般都由标题、称谓、正文、结束语、落款等构成。

(一)标题

形式一:文种

即“证明信”或“证明”,写在第一行正中位置。字与字之间有一定间隔。

形式二:事由+文种

一般也写在第一行正中。如“关于XX同志XX情况(或问题)的证明”。

(二)称谓

第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼(或职务),后加冒号。

有的携带证明信没有固定的受文者,可以不写称谓,而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。可以在备注项注明“本证明信由持证人携带,与身份证同时使用”。

(三)正文

下移一行空两格书写。如果是根据对方来函开具的证明信,可写“根据你单位函件(XX字〔2005X号)要求,现将有关问题证明如下”。

1)存档证明信。主要根据对方来函要求证明的问题书写,紧扣主题,不涉及其他无关内容。如对方要求证明“XX同志是否在你单位工作过,期间有无重大问题”,正文则可写“XX同志19925月至20048月在我单位任基建科科长,期间没有任何重大问题”。如果对方调查“XX同志在你单位的政治思想、道德品质、工作、学习情况”,正文可针对以上几方面说明,不需涉及历史或家庭问题。如对方调查某个事件,则需要写清有关人员的姓名、身份、事件发生的时间、地点、参与人的活动及表现,叙述事件的前因后果,不得含糊其辞,也就是要写清人物、事件的本来面目。

2)丢失证件证明信。正文内容一般为人名、时间、地点、丢失证件情况,并写上丢失证件的编号。

3)携带证明信。正文内容一般包括姓名、性别、年龄、身份、职务、外出地点、外出目的(如出差、探亲、旅游等)。这种证明信内容比较固定,因此常常设计、印制为固定格式,使用时只需简单填写。印制好的证明信也称填写式证明信,一般一式两联,标题下有发文序号,开具时要同时在正联和间隔线上加盖公章。

(四)结束语

正文写完后,另起一行,顶格写上“特此证明”四个字,不加标点。也可直接在正文结尾处写出,后加句号。

(五)落款

落款即署名和成文日期。在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼,成文日期写在署名下另起一行,然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章,否则证明信将是无效的。

六、证明信的特点及撰写注意事项

(一)证明信通常具有的特点

1)出具者的资格性。证明信的出具者首先要有证明某人、某事的资格,这种资格关系到证明的实际效力。不具备合法的证明身份,不能出具证明信。

2)证明的合法性。在证明者具备合法的证明资格的基础上,证明的行为也必须合乎法律、法规的规定,不能出伪证。

3)证明的凭证性。证明信的作用贵在凭证性,是受文机关办理有关事务的依据,一般还要归档被查。

4)书信体的格式特点。证明信是一种专用书信,尽管有好几种形式,但它的写法同书信的写法基本一致,它大部分采用书信体的格式。

(二)撰写、开具证明信的注意事项

1)内容真实可靠。撰写证明信必须具有高度负责的精神和实事求是的态度,证明信内容必须真实可靠,不能有丝毫的虚假成分。

2)语言准确、简明扼要。针对需要证明的问题用明确具体的语言表述,突出重点,详略得当。一般不涉及对方来人来函没有提出的问题。

3)书写格式规范、必备项目齐全。证明信不能用铅笔、红色笔书写,若有涂改,必须在涂改处加盖公章。证明信必须有存根、登记。

4)以个人名义出具的证明信,要写明证明人的政治面貌、工作情况等,以便证明信的审阅者了解证明人的情况,从而鉴别证明材料的真伪与可信程度。个人所写的证明信的内容如果本人不太熟悉,应加注“仅供参考”的提示性文字。因为证明信有时是作为结论性证据的,所以要严肃认真、言之有据。

5)对于随身携带的证明信,一般要求在证明信的结尾注明有效时间。



                原载《行政公文写作及范例全书》

                                      北京工业大学出版社 2008年版



XML 地图 | Sitemap 地图