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如何写先容信

发布时间: 2019-03-12 来源:



一、先容信的概念

先容信是机关团体、企事业单位的外出人员到其他单位联系工作时所持有的一种专用书信。

使用先容信时必须填写被派遣人员的姓名、联系事由、日期并加盖公章。涉及先容信可根据需要注明有效期限。

二、先容信的适用范围

适用于先容本单位被派遣人员到外单位联系工作、洽谈业务、磋商问题、了解情况、参加学习或出席会议等。主要适用于以下情况:

学生到某单位实习或搞活动时,由所在院系开据先容信。

国家机关人员外出调查或前往其他单位商讨大事时要带上先容信。

一些商业单位在派人到别的单位推销宣传自己的产品时,也要带上先容信。

一些单位在同其他单位进行业务交流时,若派新书前往接洽,则需带上先容信。

推荐他人入学,为他人推荐工作或向他人求教问题而相互并不认识时,可写份先容信。

三、先容信的种类

先容信按其不同内容分为多种类型。但按其制作的过程和方式来分,主要有填写式先容信和书信先容信两种。

填写式先容信也称印刷式先容信,是按照一定的表格样式印制的专用先容信纸,使用时只需按项目填写。填写式先容信有时也称带存根先容信,一般由正联和存根联构成,以备查考之用。

书信式先容信是按普通书信格式开具的先容信,使用在较特殊的场合,书写的内容可以更详细具体。由于不带存根,必要时可留复印件存档。

四、先容信的制发机关

机关团体及企事业单位均可作为先容信的制作主体,但机关、单位的负责人和其他个人不能开具以单位署名的先容信。个人名义的先容信除外。

五、先容信的格式、内容、写法

这里分别先容填写先容信和书信式先容信的格式、内容、写法。

(一)填写式先容信

这种先容信有事先印制好的表格样式,只需简单填写。由正联和存根联构成,两联之间有间隔线,外出时使用正联。这种先容信按类别、号码排列使用。

1、存根联部分

由标题、先容信字号、联系单位、正文、日期、附项(如有效期限)等组成。可以省略结束语和署名,因为是存根,只供本单位在必要时查考。

1)标题。文种名后用括号注明“存根”。

即“先容信(存根)”,印在第一行正中位置。

2)先容信字号。先容信字号由机关规范化代字、文种代字和顺序号组成,如“XX介字第X号”。印在第二行右下方,有时需填写顺序号。

3)联系单位。填写对方单位名称。

4)正文。①说明持先容信者的姓名、人数。如果是办理重要或保密性事项的先容信,还须注明被派遣人的职务、性别、年龄、政治面貌等情况。②要接洽的事项和向接洽的单位或个人提出的希翼。

5)日期。填写开具先容信时的年、月、日。

6)附项。如先容信的有效期限等。

2、间隔线部分

存根联与正联之间,有一条虚线,把两联开分,存根联占1/3,正联占2/3。虚线上压线印有汉字形式的先容信字号,开具先容信时要在虚线上加盖公章,以便裁开后存根联和正联上各有一半先容信字号和印章,供日后需要时进行核对。

3、正联

由标题、先容信字号、联系单位、正文、结束语、署名、日期、印章、附项(如有效期限)等组成。开具时要加盖公章。

1)标题。文种名,即“先容信”三字,印在第一行正中位置。

2)先容信字号(与存根联相同)。先容信字号由机关规范化代字、文种代字和顺序号组成,如“XX介字第X号”。印在第二行右下方,有时须填写顺序号。

3)联系单位。第二行顶格填写对方单位、部门的名称或负责人姓名,后加冒号。

4)正文(与存根联相同)。①说明持先容信者的姓名、人数。如果是办理重要或保密性事项的先容信,还须注明被派遣人的职务、性别、年龄、政治面貌等情况。②要接洽的事项和向接洽的单位或个人提出的希翼。

5)结束语。一般印有“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等。

6)署名、日期。开具先容信的单位名称,另起一行印在右下方。署名下另起一行填写开具先容信的年、月、日。

7)印章。在日期上加盖公章。

8)附项。包括先容信的有效期限等说明。例如:中国共产党党员组织关系先容信,附项内注明党费缴纳等情况。

(二)书信式先容信

用一般公文信纸书写,可以是单位开具的,也可以带有私人性质,如为他人推荐工作或向他人请教问题等。由标题、称谓、正文、结束语、署名、日期等组成。

1、标题

形式:文种

即“先容信”三字,写在第一行正中位置。只写文种,不写事由,三字之间有一定间隔。

2、称谓

顶格写对方单位名称或个人称呼,后加冒号。

3、正文

1)说明持先容信者的姓名。办理重要事项或保密性事项时还须注明被派遣人的职务、性别、年龄、政治面貌等情况。

2)要联系的事项和向联系的单位或个人提出的希翼。

4、结束语

一般写“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等。

5、署名、日期

开具先容信的单位名称或个人姓名,另起一行写在右下方。署名下另起一行写年、月、日。

六、先容信的特点及撰写注意事项

(一)先容信的特点

1)内容的说明性。先容信是各机关、团体必备的具有说明和先容作用的书信,起到证明持信人身份的作。收信单位从对方的先容信里,就可以了解来访者的姓名、职务、来访的事由、有什么具体希翼和要求等,以便予以接洽、帮助和支撑。所以先容信不仅有联系双方的作用,还有证明身份的作用。在日常工作中,它是不可缺少的一种专用书信,各单位应根据本部门的具体业务情况,备有必须要的先容信,以便随时应用。

2)制作主体的特定性。只有法定单位及其负责人有权作为先容信的制作主体,单位负责人不能以个人名义对外使用先容信,其他个人也不能借用本单位或外单位名义开具先容信。

3)作用的时效性。先容信只在有限期限内发挥作用,过期则失去效用。

(二)撰写、开具先容信的注意事项

1)要如实填写先容信各项内容,且与持先容信者的姓名、身份一致。

2)无论是填写式先容信还是书信式先容信,接洽和联系事项必须填写清楚,且简明扼要。

3)重要的书信式先容信要留存复印件,填写式先容信存根联与正联的内容必须完全一致,开具人要认真核对,并经领导过目或存根上签字,以示慎重负责。

4)书写工整,不得涂改。否则必须在涂改处加盖公章。

5)不得开具盖章空白先容信。实践中,有的人借口外出办事方便,事先开具数张不填写时间,但却加盖有公章的先容信,这不符合有关文书管理规定,应当坚决杜绝。

 

 

 

                        原载《行政公文写作及范例全书》

                                           北京工业大学出版社 2008年版




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