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如何写通报

发布时间: 2018-09-21 来源:


一、通报的概念

通报,是国家机关、社会团体、企事业单位用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况所使用的公文。

通报,一般属于下行文。但是,有时也用来向同级机关和不相隶属的机关,甚至上级机关(用抄报的方式)传达某一重要事项或信息。因此,也可属于平行文或上行文。

二、通报的适用范围

通报“适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者交流重要情况”。

三、通报的种类

包括事故通报、情况通报、表彰性通报、批评通报等。

四、通报的制发机关

国家各级行政机关、社会团体、企事业单位。

五、通报的格式、内容、写法

通报的格式一般包括标题、正文、落款。

(一)标题

形式一:制发机关+事由+文种

即写明完整的、标准式的公文标题,如《广西壮族自治区人民政府关于1990年各地市场物价控制情况的通报》。

形式二:事由+文种

写明发文事由和文种,省去制发机关,如《关于防洪抢险救灾工作的通报》。

形式三:只出现“通报”二字

只写明文种,省去制发机关和发文事由。这种标题是在通报内容(一般是情况通报)比较简单、不作为正式文件发布、在机关内部使用的标题。但是,使用第二、第一种标题都必须在落款处写明制发机关的名称。

(二)正文

正文是通报的主体和核心部分,其写法应视通报内容实际情况而定。一般包括开头、主体和结尾。

1)开头。首先写明制发通报的缘由,即为什么要制发这个通报。

2)主体。写明通报的事项,即先容值得表彰或需要批评的具体事实,并进行必要的分析,得出必要的结论,比如可贵的精神,主要经验等,通常是采用分段、分层逐步深入叙述和分析的表达方法。

3)结尾。写明有关的态度和决定。比如属于表彰性的通报,可以写明给予表彰的荣誉称号或奖励;属于批评性的通报可以写明应汲取的教训,并提出希翼要求;属于情况性通报,一般无此类结尾。有的通报正文只概括地写几句,把通报的事项、决定作为附件印发。

(三)落款

包括制发机关和日期。在正文的右下角写明制发通报机关的名称。如果在标题中已经写明制发机关名称,可以省略。制发机关下面写明制发此通报的日期。

六、通报的特点及撰写注意事项

(一)通报的特点

1)典型性。典型性是通报最主要的特点。也就是说通报的事项,不论是正面或反面的,它必须具有一定的典型意义。

2)教育性。通报的作用重在通过提供典型,使下级机关及员工提高思想认识,自觉地有所依循,有所为和有所不为。

3)引导性。通报对引用的事例要加以评论,但仅限于对事例本身作出是与非、褒与贬的判断。通报一般就典型人物或事项表明上级机关的态度,对下级机关提出引导性意见和要求。

4)针对性。通报的内容着眼于当前形势,选取工作中具有典型意义的事件和人物或具有普遍意义的重要情况,有针对性地总结经验教训,加以宣传推广,改进和推动各项工作。所以,为了达到通报的目的,通报必须具有很强的针对性。

5)事理性。通报以叙述事实为主,辅以议论,这是通报写法上的突出特点,也是通报与类似文种如通知、通告的主要区别。通报的内容无论是社会实践中的先进经验、反面教训或者是情况反映,都要对事件进行完整地叙述,以事实说话,同时,还要进行一定的分析评论,指出问题的实质。只有这样,才能起到启发、引导、教育人们的作用。

(二)撰写通报的注意事项

1)事例要典型。对通报所选择的事件、问题、经验等,一定要具有普遍的教育意义和引导作用,也就是一定要注意典型性。

2)材料要真实。对通报的事实一定要核对清楚,实事求是。写通报前,一般要调查、核对事实,做到准确无误。通报的措辞、判断要准确、恰当;要注重说理的准确性。通报以叙述为主,用事实说话,但要分析原因,有叙有议,分析情况应观点鲜明,评价要恰如其分。

3)行文要及时。通报的时间性极强,写作要及时迅速,以引导当前工作,否则,就不能起到很好的教育作用。

4)详略要得当。通报的事例是写作重点,固然要多用笔墨,但要注意详略得当。若过于简单,变成抽象的概念,人们难于受到教育,产生不了爱憎之情。若过于详细,将“通报”写成近似“通讯”或“报告文学”,又会让人难于把握要领。

5)要突出教育性,注意掌握政策。通报与决定不同,它不是一种行政命令,它最主要的特点是教育性,在写作中要注意突出这一特点。在写通报中的处理意见时,必须注意政策,掌握好分寸,使处理意见与事实、政策相一致,做到合情合理,否则,既对当事人不利,又难于服众。

(三)文种辨析

1、通报和通知的区别

1)通报和通知适用范围不同。通报仅限于表彰先进、批评错误和传达重要精神或交流重要情况,适用范围明显小于通知。

2)通报和通知传达的事项不同。通报少于通知,但却突出了“重要精神或情况”。

3)通报和通知的目的和作用不同。通知强调做什么和怎样做,一般要求处理,有的具有较强的强制力和约束力;而通报主要使受文单位了解某一典型或某一重要精神或情况,多起引导、启发、告诫和沟通信息的作用。

4)通报和通知的内容时态不同。通知多具“未然性”(即还没有成为事实的典型、情况等),通报多具“已然性”(即已经成为事实的典型、情况等)。

2、通报和通知不分而错用的表现

1)习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围,不适当地让通知取代通报。

2)把握不准通报和通知的区别,需要传达重要精神或交流重要情况时也用通知行文。

3)将指示性通知错用通报行文。

4)将批转性通知错用通报行文。


                     原载《行政公文写作及范例全书》

                北京工业大学出版社 2008年版


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