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如何写批复

发布时间: 2018-07-31 来源:办公室



一、批复的概念

批复是答复下级机关得到请示事项所使用的公文。

批复属下行文,是专门用来答复下级机关的请示的。批复的目的就是使下级机关的请示有着落、有交代,使下级能据此进行工作。一般是一个请示给一个批复,不涉及请示以外的事项或问题。事实上,没有请示就没有批复,因为上级机关是根据下级机关饿请示来制发批复公文的。批复的主送机关、行文对象,就是发出请示的下级机关。当然,批复有时也抄送少数有关机关。

二、批复的适用范围

根据《国家行政机关公文处理办法》规定,批复“适用于答复下级机关得到请示事项”。下级机关用请示向上级机关行文,上级机关即须以批复作出相应的答复。以批复的形式答复的请示事项,一般是比较重要但涉及面不是很广的事项。除了批复之外,答复请示事项还可以考虑选用其他文种。例如,国家工商行政管理局呈国务院的《关于在全国逐步推行经济合同示范文本制度的请示》,所写事项意义重大,涉及面广,所以国务院没有以批复的形式单独回复来文机关,而是由办公厅制发通知,将国家工商行政管理局的请示转发给有关机关、部门和单位,在要求实行的同时,也就表明了对请示事项的态度和意见。

三、批复的种类

包括指示性批复、决定性批复、解答性批复、表态性批复、规定性批复、资助性批复、法律性(政策性)批复、转发性批复等。

四、批复的制发机关

国家各级行政机关,向发出请示的下级机关行文。

五、批复的格式、内容、写法

批复的格式一般包括标题、正文、结束语、落款。

(一)标题

形式一:制发机关+事由+文种

即写明完整的、标准式的公文标题,如《国务院关于同意开放呼和浩特航空口岸的批复》。

形式二:事由+文种

写明发文事由和文种,省去制发机关,如《关于山东省设立蓬莱市问题的批复》(民政部19911030日)。

不能省去制发机关和发文事由,只写“批复”文种二字。

(二)正文

正文部分是批复的主体和核心部分,其写法应视批复内容的实际情况而定。一般包括开头、主体和结尾。

1)开头。首先写明批复的缘由,往往只用一句话说明是应什么机关的什么请示而批复的。比如通常引用下级机关请示的来文日期、文号和标题,再加上“收悉”、“经研究现批复如下”等用语来说明批复的缘由。

2)主体。写明批复的事项是什么,通常是逐项逐点列出说明。针对性要强,开门见山,直不能无的放矢,含糊其辞,似是而非,使下级难以理解,无所适从。

(三)结束语

如“请遵照实行”等。

(四)落款

包括制发机关名称和日期。在正文的右下角写明制发批复的机关名称,如果在标题中已写明制发机关,可以省略。制发机关下面写明制发此批复的日期。

六、批复的特点及撰写注意事项

(一)批复的特点

1)行文的被动性。批复是用来答复下级请求事项的,下级有请示,上级才会有批复。下级有多少份请示呈报上来,上级就有多少份批复回转下去。批复不是主动的行文,是公文中唯一的纯粹被动性文种。另有两种公文也可以是被动性的,就是报告和函。不过,报告只有在答复上级机关询问时才是被动的,函只有复函才是被动的,所以说,纯粹的被动性公文只有批复。

2)针对性。批复的针对性极其强,下级机关请示什么事项或问题,上级机关的批复就指向这一事项或问题,决不能答非所问,也无需旁牵他涉。

3)集中性和明确性。由于下级的请示是一事一报,请示内容十分集中,相应的批复也是一文一批,答复的内容也十分集中。因此批复的篇幅一般都不长。

批复的态度和观点必须十分明确。对于请求指示的请示,批复要给以明确的指示;对于请求批准的请示,批复或者同意、批准,或者不同意、不批准。有时,由于情况的复杂性,原则同意,但对某些个别环节提出不同的意见和要求,这是允许的,不违背态度明确的原则。但如果观点不明,态度含混,令下级机关无所适从,就不合基本要求了。

4)政策性和依据性。对于撰写批复的上级机关而言,不管是发出指示还是批准事项,都必须有政策依据,不能随意为之。对于发出请示的下级机关而言,批复一旦到达,就是行动的依据,不得违背。在这些方面,批复和指示的特点是一致的。

(二)撰写批复的注意事项

1)在批复的开头一定要完全引述来文字号和标题,因为批复只对请示作回复,所以不可以指引文号,或只引标题。

2)要有正式的书面请示才能批复,不得将口头或电话请示作为批复的依据。

3)批复一般只给来文请示的单位。如有普遍意义,也可以同时抄送所属各单位。

4)写作批复要有理有据。下级请示事项是多方面的,有些可能是涉及具体政策性的重大问题。批复时一定要进行周密调查了解,掌握有关情况,还要熟悉有关政策法令和办事准则,反复研究后再给予答复。尤其要寻找政策依据,同意的,根据什么;不同意的,又根据什么,有理有据,对工作及批复的实行才有利。切忌简单,草率地回复。即便是不予同意的,也要说明理由,不能生硬否决而不说明理由依据。

5)行文简洁。批复的篇幅一般不宜过长,要求简洁、概括、集中,文字简短、精当,将领导决定的意见表达清楚即可,不必作具体的分析和详尽的阐述。

6)坚持一请示一批复的原则。这个要求与请示的“一文一事”相对应。只有做到“一请示一批复”才能增强针对性。同时要注意,只能在职权范围内批准、答复问题,否则即是无效批复。

7)批复的意见要态度明朗。批复的意见必须十分清楚、明白,态度明朗。同意或不同意或部分同意均要明确。批复的意见要有针对性,围绕请示问题来谈,对请示问题要一一给予答复。

8)批复对象要明确。在所有的下行文中,唯批复的主送机关只有一个。在一般情况下,不能多头主送,更不能变单头主送为普发文件。

(三)文种辨析

1、批复和批转性通知的区别

批复与批转性通知,都是上级单位针对下级来文所作出的答复和处理。二者的区别如下:

1)下达范围不同。批复与批转性通知在下达范围上的区别表现为:批复是针对请示事项的行文,只下达给提出请示的单位;批转性通知则针对请示事项,下达给所有需要实行的下级单位。

2)内容性质不同。批复与批转性通知在内容性质上的区别表现为:批复既可以是肯定性意见,也可以是否定性意见。而批转性通知则属于肯定性意见,它是在同意请示事项的前提下制发的,属于肯定性意见。

2、批复和复函的区别

“批复”是上级机关针对下级机关的“请示”的答复,系隶属机关之间的行文;“复函”是针对单位针对对方的来函所作的答复,系不相隶属的单位之间的行文。

3、批复和复函不分而错用的表现

1)主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的单位错用“批复”行文。

这主要是由于“函呈不分”的情况所致。按规定,一些业务主管部门对请求批准某一事项的不相隶属的单位行文时应用“函”(复函)而不应该用“批复”。然而,许多部门却自觉不自觉地用“批复”回文。这也是一个比较普遍且难以纠正的问题。正因为这样,新规定将函的适用范围增加了“答复审批事项”内容,可有效解决批复和函不分而错用的问题。

2)上级机关针对直属下级机关的“请示”错用“复函”行文。这是一种比较特殊的情况。例如《财政部关于废旧物资回收企业利润留成比例问题的复函》(财企字〔1982206号),是财政部针对XX省财政厅请示的答复。很明显,不应该用“复函”而应该用“批复”。

4、批复与通报的区别

批复与通报都属于下行文,但批复是针对请示提示的问题,给予具体的切实的解决,提出指示性意见,具有指示性和决定性,请示机关要遵循批复的意见严格实行;而通报着重于通过典型事例,发挥其激励、警戒和教育作用。




                        原载《行政公文写作及范例全书》

                                       北京工业大学出版社 2008年版





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